Charges récupérables : récupérer et régulariser

Le locataire rembourse au bailleur une partie des dépenses de l'immeuble : ce sont les charges récupérables, ou charges locatives. Le plus souvent, il verse chaque mois une avance (une provision), puis le bailleur compare ces avances aux dépenses réelles une fois par an : c'est la régularisation. Ce guide reprend les règles pour un logement vide ou meublé loué comme résidence principale, avec un lien vers chaque texte officiel. Il ne traite ni le bail commercial ni le logement social.

Pour la place des charges dans le bail, voir loyer, charges et révision ; pour la révision du loyer, voir le guide sur l'IRL.

1Ce que le locataire doit rembourser

La loi du 6 juillet 1989 (art. 23) définit les charges récupérables comme des « sommes accessoires au loyer principal », exigibles sur justification, en contrepartie de trois choses :

• des services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée ;
• des dépenses d'entretien courant et de menues réparations sur les éléments d'usage commun ;
• des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.

Le locataire est obligé de payer le loyer et les charges récupérables aux termes convenus (art. 7). Selon Service-Public, il s'agit de dépenses « dues par le locataire, mais initialement payées par le propriétaire », que le propriétaire se fait rembourser.

• Ce n'est pas du loyer. La quittance distingue d'ailleurs le loyer et les charges (art. 21) : voir notre générateur de quittance.
• L'électricité du logement n'est pas une charge récupérable : Service-Public précise que le locataire la paie lui-même, par son propre abonnement.

2Ce qui est récupérable, et ce qui ne l'est pas

La liste est fixée par décret en Conseil d'État : c'est l'annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987. Service-Public la décrit comme une liste exhaustive. Voici ses grandes rubriques, avec des exemples tirés de l'annexe :

• Ce qui ne figure pas dans la liste. La taxe foncière, par exemple, n'apparaît pas dans la rubrique des impositions. Service-Public cite aussi, comme non récupérable, le contrôle technique de l'ascenseur tous les 5 ans.
• Le salaire du gardien ou de l'employé d'immeuble n'est récupérable qu'en partie (décret, art. 2) : 75 % pour un gardien ou concierge qui assure l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, 40 % s'il n'assure que l'une des deux tâches, 100 % pour un employé d'immeuble qui assure l'une des deux.
• Remplacer un équipement. Le remplacement n'est assimilable à une menue réparation que si son coût est au plus égal à celui de ces réparations (décret, art. 2).
• Installations individuelles. Leur entretien courant et leurs menues réparations ne sont récupérables que lorsqu'ils sont effectués par le bailleur au lieu et place du locataire (décret, art. 3).
• Les réparations locatives ne sont pas des charges : le locataire les prend directement à sa charge (art. 7, d). Voir les obligations du locataire.
• Deux sommes à part. La prime d'une assurance souscrite par le bailleur pour le compte du locataire, qui est récupérable par douzième à chaque paiement du loyer (art. 7, g) ; et, après des travaux d'économie d'énergie, une contribution au partage des économies de charges sous conditions (art. 23-1).
• Logement social. Selon Service-Public, la liste peut y être complétée par un accord collectif.

3Provisions ou forfait : selon le type de bail

Le mode de paiement des charges dépend du type de bail :

Les règles du forfait

• Il est versé en même temps que le loyer, et son montant et sa périodicité sont définis dans le contrat.
• Il « ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure » (art. 25-10, 8-1 et 25-18) : ni rappel si les charges réelles sont plus élevées, ni remboursement si elles sont plus basses.
• Il est fixé en fonction des montants exigibles en application de l'article 23, et ne doit pas être manifestement disproportionné. En meublé et en colocation, la comparaison se fait avec les charges payées par le locataire ou le précédent locataire ; en bail mobilité, avec le dernier décompte par nature de charges rapporté à la périodicité du forfait.
• En meublé et en colocation, il peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal. Voir ce que la révision ne touche pas.

Dans un immeuble en copropriété, le bailleur communique au locataire les extraits du règlement de copropriété qui précisent la quote-part du lot loué dans chaque catégorie de charges, par voie dématérialisée sauf opposition explicite d'une partie (art. 3).

4Fixer le montant des provisions

La loi (art. 23) demande que les demandes de provisions soient justifiées :

• par la communication des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation ;
• et, lorsque l'immeuble est en copropriété ou que le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.

Service-Public résume ainsi : le propriétaire fixe le montant des provisions mensuelles en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats de la précédente régularisation.

5La régularisation annuelle, pas à pas

Quand il y a des provisions, la loi impose une régularisation annuelle (art. 23). Selon Service-Public, les charges sont régularisées au moins une fois par an, en comparant le total des provisions demandées et les dépenses effectives. Les étapes :

1. Rassemblez les dépenses de l'année, par nature de charges. Pour les services d'un contrat d'entreprise et pour l'énergie distribuée par réseau, le coût retenu est la dépense toutes taxes comprises acquittée par le bailleur.
2. Comparez-les au total des provisions versées par le locataire.
3. Communiquez le décompte au locataire un mois avant la régularisation : le décompte par nature de charges et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires. Le cas échéant, une note d'information sur le calcul des charges de chauffage et d'eau chaude collectifs.
4. Régularisez. Si les provisions dépassent les dépenses réelles, le bailleur reverse le trop-perçu ; si elles sont inférieures, il demande un complément (Service-Public).
5. Tenez les justificatifs à disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. À sa demande, transmettez-lui aussi le récapitulatif des charges du logement, par voie dématérialisée ou postale.

• Eau. Dans un logement vide, quand le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le bailleur transmet la facture et les informations sur la qualité de l'eau avec le décompte, ou au moins une fois par an (art. 6-3).
• Chauffage collectif avec dispositifs télé-relevables. Lorsque l'immeuble en est équipé, le bailleur transmet au locataire une évaluation de sa consommation (art. 6-2). Service-Public précise que ces informations sont transmises chaque mois.

Un exemple chiffré (montants fictifs)

Les montants ci-dessous sont inventés pour l'illustration : ils ne donnent aucune idée de ce que coûtent des charges réelles. Un locataire verse 55 € de provisions par mois, soit 660 € sur l'année.

Si les dépenses avaient été de 640 €, le bailleur aurait reversé 20 € au locataire.

6Régularisation oubliée : le délai de trois ans

• Trois ans. Les actions dérivant d'un contrat de bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits (art. 7-1). Service-Public donne cet exemple : une dette de charges d'octobre 2026 peut être réclamée jusqu'en octobre 2029. Ce délai vaut aussi pour le locataire qui a trop payé.
• Ne pas confondre avec la révision du loyer, dont l'action est prescrite un an après la date convenue (art. 7-1). Voir le délai d'un an.
• Un rappel tardif peut être refusé. Selon Service-Public, une régularisation tardive est possible quelle qu'en soit la cause (oubli, ignorance, négligence), mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges qu'il estime déloyal, brutal et consécutif à une faute du propriétaire. Exemple donné : le locataire a demandé la régularisation et n'a pas eu de réponse.
• Le locataire peut demander à payer en douze fois. Si la régularisation n'a pas été faite avant le terme de l'année civile suivant l'année d'exigibilité des charges, le paiement est effectué par douzième, « s'il en fait la demande » (art. 23). Par exemple, pour des charges de 2026 non régularisées avant le 31 décembre 2027. Service-Public indique que le locataire envoie sa demande par lettre recommandée ; le texte de loi n'impose aucune forme.

7Quand le locataire part

• Dans un immeuble collectif, le bailleur procède à un arrêté des comptes provisoire et peut, lorsqu'elle est dûment justifiée, conserver une provision ne pouvant excéder 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes. Les parties peuvent aussi convenir de solder immédiatement l'ensemble des comptes (art. 22).
• Le reste du dépôt de garantie est restitué dans un délai maximal de deux mois (un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée), après déduction des sommes dues et dûment justifiées. Voir le dépôt de garantie et l'état des lieux de sortie.
• Un départ en cours d'année. Les textes que nous avons lus ne détaillent pas le calcul du décompte d'une année incomplète. Gardez la date d'entrée, la date de sortie et vos justificatifs.

8Et les impôts ?

Pour un logement loué vide, selon l'administration fiscale. Cette partie ne donne aucun conseil personnalisé : pour votre situation, renseignez-vous sur impots.gouv.fr ou auprès d'un comptable.

• Les charges payées par le locataire ne sont pas un revenu. Selon le BOFiP, il n'en est pas tenu compte en recettes et, parallèlement, la déduction des charges acquittées par le propriétaire à ce titre n'est pas prévue. Le BOFiP parle d'une situation « globalement neutre » d'une année sur l'autre.
• Exception : les charges non remboursées au départ. Le bailleur qui n'a pas obtenu le remboursement de charges avancées pour le compte du locataire au 31 décembre de l'année du départ peut les déduire de ses revenus fonciers, sur l'année du départ. Exemple du BOFiP : 400 € dus, 300 € remboursés avant le 31 décembre, seuls les 100 € restants sont admis en déduction. Cette déduction n'est pas admise si le bien est vendu occupé.
• Au régime réel, les provisions que vous versez au syndic d'une copropriété sont déductibles l'année du versement, pour leur montant total (impots.gouv.fr). L'année suivante, après l'arrêté des comptes en assemblée générale, il faut régulariser la part déduite qui n'était pas déductible : charges non déductibles, charges récupérables sur les locataires, ou solde positif des comptes (BOFiP).
• Au micro-foncier, aucune charge n'est déduite pour son montant réel : un abattement forfaitaire de 30 % les remplace. D'après impots.gouv.fr (page modifiée le 10 juillet 2026), il s'applique de plein droit sous 15 000 € de loyers annuels hors charges, sauf régime particulier ; le régime réel peut être choisi sur option, pour trois ans. Ce seuil et ce taux peuvent changer : vérifiez-les sur la page.
• Logement meublé. Le régime fiscal de la location meublée est différent et n'est pas traité ici.

9Si le locataire demande des explications

• Le locataire a des droits d'information : le décompte avant la régularisation, les justificatifs pendant six mois, le récapitulatif des charges sur demande (art. 23). Service-Public propose aux locataires deux modèles de lettre : demander des précisions sur le montant annuel des charges, ou un délai pour payer un rappel important.
• Des justificatifs classés. Les charges ne sont exigibles que sur justification (art. 23) : gardez les factures et classez-les par nature de charges, comme dans le décompte. C'est un conseil.
• Où s'informer en cas de désaccord. Service-Public indique l'agence départementale pour l'information sur le logement (Adil) et Allô Service Public, un service gratuit de renseignement administratif.