Générateur de quittance de loyer gratuit
Remplissez le formulaire, téléchargez votre quittance en PDF. C'est gratuit, sans inscription et sans email, et le document porte les mentions qu'une quittance doit comporter.
Aperçu du document
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Remplissez votre nom, votre adresse, l'adresse du bien, le locataire et le loyer : l'aperçu se met à jour au fur et à mesure.
Ce qu'il faut savoir
La quittance de loyer, en pratique
Six questions que se posent les bailleurs, et ce que dit le texte. Les règles ci-dessous viennent de la loi du 6 juillet 1989, dont l'article 21 tient en quatre phrases.
À quoi sert une quittance, et qui peut la demander
Une quittance de loyer atteste que votre locataire a payé. C'est la preuve qu'il présentera pour une aide au logement, pour constituer un dossier de location, ou le jour où quelqu'un contestera un paiement.
La loi est brève sur ce point : vous êtes tenu de la transmettre gratuitement au locataire qui en fait la demande. Trois conséquences que beaucoup ignorent :
- Vous ne la devez qu'à la demande du locataire. Rien ne vous oblige à l'envoyer spontanément chaque mois — même si beaucoup de bailleurs le font, et que cela évite les réclamations.
- Elle est gratuite. Aucun frais de gestion de la quittance ou de l'avis d'échéance ne peut être facturé au locataire.
- Elle vaut pour la période qu'elle couvre, et pour elle seule.
Les mentions que le document doit porter
Sur le fond, le texte n'impose qu'une seule chose : la quittance porte le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges. Un document qui annoncerait un total global, sans séparer les deux, ne remplit pas cette exigence.
Le reste relève de l'usage, mais rend le document utilisable : la période couverte, l'identité du locataire, l'adresse du bien, la date. L'outil ci-dessus les place toutes.
Ce que la loi n'exige pas
L'article 21 ne demande ni signature, ni mention de l'identité du bailleur. Une quittance non signée reste une quittance. Méfiez-vous des services qui vous vendent une signature électronique « à valeur renforcée » pour ce document : elle n'ajoute rien à ce que la loi demande.
Un cas particulier tout de même : si le bien appartient à une société (SCI, SARL), les documents qu'elle émet doivent porter son numéro SIREN et la mention de son immatriculation au registre du commerce. C'est pourquoi l'outil propose ces deux champs, et pourquoi il change la première phrase du document — ce n'est pas vous qui êtes propriétaire, c'est la société que vous représentez.
Les mentions complètes d'une société, le cas d'un local commercial ou d'un loyer soumis à la TVA sont détaillés dans notre guide Quittance de loyer : société, local commercial et TVA.
Quittance ou reçu : ce n'est pas la même chose
C'est la distinction que presque toutes les pages sur le sujet ratent, et c'est pourtant celle qui compte le jour où ça se passe mal.
Si votre locataire ne paie qu'une partie de ce qu'il doit, vous ne lui devez pas une quittance : vous lui devez un reçu. Le texte le dit en une phrase — si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.
La différence n'est pas qu'une affaire de vocabulaire. Une quittance atteste que la période est soldée : en délivrer une pour un paiement partiel revient à écrire que vous avez tout reçu, et à vous priver vous-même de la preuve du solde impayé. Un reçu, lui, constate seulement la somme effectivement versée.
En clair
Loyer payé en entier → quittance. Paiement partiel → reçu, jamais de quittance. L'outil de cette page produit des quittances : ne vous en servez pas pour constater un paiement incomplet.
L'envoyer par email : ce qu'il faut d'abord
Envoyer la quittance par voie électronique est permis, mais pas inconditionnel. Le texte pose une condition précise : l'accord exprès du locataire.
« Exprès » veut dire explicite. Un locataire qui ne dit rien n'a pas donné son accord, et l'usage d'une adresse email pour d'autres échanges ne vaut pas consentement. Le plus simple est de faire figurer cet accord dans le bail, ou de le demander par écrit une fois, et de conserver la réponse. À défaut, le locataire reste fondé à réclamer sa quittance sur papier.
Combien de temps les conserver
Aucun texte n'impose une durée de conservation au bailleur. En revanche, un délai commande tout le reste : les actions qui découlent d'un bail se prescrivent par trois ans, à compter du jour où l'on a connu — ou aurait dû connaître — les faits permettant d'agir.
Autrement dit, une contestation reste possible pendant trois ans. Garder vos quittances au moins trois ans après la fin de la location est donc la précaution raisonnable : passé ce délai, elles n'ont plus d'utilité probatoire, mais elles ne coûtent rien à conserver sous forme de fichiers.
Le cas de la colocation
Tout dépend de la façon dont vous avez signé, et c'est le bail qui commande, pas le nombre de personnes qui vivent dans le bien.
Un bail unique
Tous les colocataires sont sur le même contrat : une seule quittance, au nom de tous. Dans l'outil, ajoutez chaque colocataire — le document les nommera tous et accordera ses formules au pluriel.
Des baux séparés
Chacun a son propre contrat et sa propre part de loyer : une quittance par locataire, portant sa part à lui. Refaites le formulaire pour chacun.
Faire une quittance par mois, par bien, toute l'année
Cet outil est gratuit et le restera. Mais vous venez de mesurer le travail : ce formulaire, vous le remplirez douze fois par an, et autant de fois qu'il y a de biens. Dans Baily, la quittance part toute seule dès que vous validez le paiement du loyer, et votre locataire la retrouve dans son application sans avoir à vous la réclamer.
Voir les offresLes textes cités sur cette page
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 21 — la quittance, sa gratuité, la distinction du loyer et des charges, la transmission dématérialisée et le reçu en cas de paiement partiel.
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 7-1 — la prescription de trois ans des actions dérivant d'un bail.
- Code de commerce, article R. 123-237 — les mentions SIREN et RCS des documents émis par une société.
Ces informations sont données à titre général et ne constituent pas un conseil juridique. En cas de litige, adressez-vous à un professionnel du droit ou à la commission départementale de conciliation.