État des lieux d'entrée et de sortie : les règles

L'état des lieux décrit le logement à l'arrivée du locataire, puis à son départ. C'est la référence qui sert à comparer l'état du logement et à décider de ce que l'on peut retenir sur le dépôt de garantie. Ce guide reprend les règles qui l'encadrent pour un logement vide ou meublé, y compris en bail mobilité, loué comme résidence principale, avec un lien vers chaque texte officiel.

Pour la place de l'état des lieux dans la mise en location, voir l'étape Faire l'état des lieux d'entrée ; pour le bail, voir la fin du bail.

1Quand et pourquoi faire un état des lieux

Un état des lieux est établi à la remise et à la restitution des clés, dans les mêmes formes et en autant d'exemplaires que de parties. Il est établi contradictoirement et amiablement, par le bailleur et le locataire ou par un tiers qu'ils mandatent, et il est joint au contrat de location (loi du 6 juillet 1989, art. 3-2).

Ce que cela change, en cas de désaccord :

• Avec un état des lieux, le locataire doit rendre le logement « tel qu'il l'a reçu, suivant cet état », sauf ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure (code civil, art. 1730).
• Sans état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, et doit le rendre tel, sauf preuve contraire (art. 1731).
• Si l'état des lieux manque, ou si un exemplaire n'a pas été remis à l'une des parties, celle qui a fait obstacle à son établissement ou à sa remise ne peut pas invoquer cette présomption (loi de 1989, art. 3-2).

2Ce que l'état des lieux doit contenir

L'état des lieux porte sur l'ensemble des locaux et équipements d'usage privatif mentionnés au bail, dont le locataire a la jouissance exclusive. Il comporte au moins les informations suivantes (décret n° 2016-382, art. 1 et 2) :

À l'entrée comme à la sortie

• le type d'état des lieux (entrée ou sortie) et sa date ;
• la localisation du logement ;
• le nom des parties et le domicile ou le siège social du bailleur, et, le cas échéant, l'identité des personnes mandatées pour le réaliser ;
• le cas échéant, les relevés des compteurs individuels d'eau ou d'énergie ;
• le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux privatifs ou communs ;
• pour chaque pièce, la description précise de l'état des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Il peut être complété d'observations ou de réserves et illustré d'images ;
• la signature des parties ou des personnes mandatées.

En plus, à la sortie

• l'adresse du nouveau domicile ou du lieu d'hébergement du locataire ;
• la date de réalisation de l'état des lieux d'entrée ;
• éventuellement, les évolutions de l'état de chaque pièce constatées depuis l'entrée.

Le décret fixe aussi trois règles de forme (art. 3) : le logement ne contient que les meubles ou équipements mentionnés au contrat ; le document permet de comparer l'état constaté à l'entrée et à la sortie (un document unique ou des documents distincts de présentation similaire) ; et il est remis à chaque partie au moment de sa signature.

3L'état des lieux d'entrée

• Le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l'état des lieux d'entrée dans un délai de dix jours à compter de son établissement. Si la demande est refusée, il peut saisir la commission départementale de conciliation (loi de 1989, art. 3-2).
• Pendant le premier mois de la période de chauffe, il peut demander que l'état des lieux soit complété par l'état des éléments de chauffage.
• Le propriétaire ou son mandataire complète les états des lieux d'entrée et de sortie par les relevés des index pour chaque énergie, quand le chauffage ou l'eau chaude sont individuels, ou collectifs avec un comptage individuel. L'extrait correspondant est mis à la disposition de la personne qui établit le diagnostic de performance énergétique, si elle le demande.

La remise des clés est détaillée dans l'étape Remettre les clés.

4L'état des lieux de sortie et le dépôt de garantie

Le départ du locataire donne lieu à un second état des lieux, établi dans les mêmes conditions, que l'on compare à celui de l'entrée. De cette comparaison dépend le délai de restitution du dépôt de garantie (loi de 1989, art. 22) :

• un mois à compter de la remise des clés lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée ;
• deux mois dans les autres cas, à compter de la remise des clés ;
• dans les deux cas, le bailleur peut déduire les sommes restant dues et celles dont il pourrait être tenu à la place du locataire, « sous réserve qu'elles soient dûment justifiées ». Le locataire lui indique sa nouvelle adresse lors de la remise des clés ;
• dans un immeuble collectif, une provision d'au plus 20 % du dépôt peut être conservée jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble ;
• en cas de retard, le dépôt restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel en principal par mois commencé, sauf si le retard vient de l'absence de nouvelle adresse.

Le locataire répond des dégradations et prend à sa charge l'entretien courant, les menues réparations et les réparations locatives, sauf si elles sont occasionnées par la vétusté, une malfaçon, un vice de construction, un cas fortuit ou la force majeure (art. 7). Le détail du dépôt est dans Le dépôt de garantie.

5La vétusté

La vétusté est « l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et éléments d'équipement dont est constitué le logement » (décret n° 2016-382, art. 4). Elle ne peut pas être mise à la charge du locataire.

• Les parties peuvent convenir, dès la signature du bail, d'appliquer une grille de vétusté, choisie parmi celles qui ont fait l'objet d'un accord collectif de location ou d'un accord collectif local.
• Une telle grille définit au minimum, pour les principaux matériaux et équipements du bien, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels sur le prix des réparations locatives dues par le locataire.

L'application d'une grille est donc une faculté, pas une obligation.

6Meublé, mandataire et cas particuliers

• Meublé. Un inventaire et un état détaillé du mobilier sont établis dans les mêmes formes et en autant d'exemplaires que de parties, lors de la remise et de la restitution des clés. Ils sont signés par les parties ou leur mandataire et joints au contrat (art. 25-5). Le mobilier minimal est fixé par le décret n° 2015-981.
• Bail mobilité. L'article 3-2 s'y applique aussi (voir le bail mobilité).
• Un tiers mandaté. L'état des lieux peut être réalisé par un tiers mandaté par les parties.
• Impossible à l'amiable. Si l'état des lieux ne peut pas être établi dans ces conditions, un commissaire de justice l'établit, à l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié, et à un coût fixé par décret. Il avise les parties au moins sept jours à l'avance, par lettre recommandée avec avis de réception (art. 3-2).

7Qui paie l'état des lieux ?

Trois règles à connaître :

• Honoraires d'un professionnel mandaté. Ceux des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux sont partagés entre le bailleur et le locataire. La part du locataire ne peut pas excéder celle du bailleur, ni un plafond par mètre carré de surface habitable fixé par voie réglementaire et révisé chaque année. Elle est due à compter de la réalisation de la prestation, et ces règles sont reproduites dans le bail, à peine de nullité, lorsqu'il est conclu avec le concours d'une personne mandatée et rémunérée (art. 5).
• Clause interdite. Est réputée non écrite la clause qui impose au locataire la facturation de l'état des lieux de sortie, sauf s'il est établi par un commissaire de justice dans le cas prévu par la loi (art. 4).
• Meublé. L'inventaire et l'état du mobilier ne peuvent donner lieu à aucune autre facturation que celle de l'état des lieux (art. 25-5).

Les honoraires d'état des lieux à la charge du locataire font partie des informations d'une annonce ; voir les 8 mentions obligatoires.

8L'état des lieux numérique et la signature électronique

Le décret le prévoit expressément : l'état des lieux est établi « sur support papier ou sous forme électronique », et remis en main propre ou par voie dématérialisée à chaque partie, au moment de sa signature (décret n° 2016-382, art. 3).

• Un écrit électronique a la même force probante qu'un écrit sur papier, à condition que la personne dont il émane puisse être identifiée et qu'il soit établi et conservé dans des conditions qui en garantissent l'intégrité (code civil, art. 1366).
• Une signature électronique consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte (art. 1367). Il s'agit d'une signature électronique simple : sa force probante est appréciée par le juge.